Набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 16 березня 2026 року № 667/5, яким затверджено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях. Також визнано таким, що втратив чинність, попередній наказ Мін’юсту від 07 вересня 2015 року № 1656/5.
Оновлення охоплюють широкий спектр питань — від оформлення документів і проведення експертизи їхньої цінності до процедур вилучення для знищення та розширення переліку документів тривалого зберігання. Окремий блок змін стосується організації роботи в умовах воєнного стану та особливого періоду.
Зокрема, уточнено правила оформлення копій документів: позначка «Копія» обов’язково проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша. Це має уніфікувати практику оформлення в різних установах.
Також оновлено термінологію: замість формулювання «місцеві органи влади» тепер використовується визначення «місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування», що чіткіше окреслює коло суб’єктів діловодства.
Змінено й порядок вилучення документів для знищення. Відтепер відповідні акти формуватимуться на підставі номенклатур справ, а для фінансових документів запроваджується додаткова довідка з підтвердженням відсутності податкових перевірок, судових спорів, підстав для відшкодування збитків та інших обставин, що можуть впливати на їх збереження.
До переліку документів тривалого зберігання додано персоніфіковані відомості про заробітну плату та інші виплати застрахованим особам.
Окремо конкретизовано процедури передачі документів у разі реорганізації органів влади, зокрема під час створення або реорганізації територіальних підрозділів.
Найбільший блок змін стосується діловодства в умовах особливого періоду. Визначено порядок роботи з документами під час мобілізації, бойових дій чи тимчасової окупації, їх евакуації, обліку та зберігання. Також встановлено механізми фіксації втрат або пошкоджень документів після деокупації та порядок повідомлення Державної архівної служби у разі втрати чи викрадення архівних матеріалів.
У Мін’юсті наголошують, що зміни спрямовані на посилення захисту документів, які мають історичну, правову та доказову цінність, особливо в умовах воєнного часу.
